SOP STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMELIHARAAN SISTEM KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROSEDUR

PEMELIHARAAN SISTEM

1.      TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk menjamin keberlangsungan layanan data/informasi (data/information availability) dan layanan sistem (information system availability) dilingkungan Universitas Pendidikan Ganesha yang dikelola oleh UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi.

2.      RUANG LINGKUP

a)      Prosedur ini digunakan secara khusus untuk setiap kegiatan yang berhubungan dengan proses pemeliharann sistem, baik pemeliharaan database sistem maupun palaporan atas gangguan sistem aplikasi di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha dengan pelanggan prodi/jurusan, fakultas, dan direktorat/unit dan yang akan dilaksanakan oleh UPT TIK melalui Divisi Sistem informasi.

b)      Pemeliharaan sistem dilakukan sebagai usaha untuk menjamin dan mendukung kegiatan  proses bisnis yang dilakukan berbasis sistem aplikasi komputer tetap dapat berjalan tanpa terkendala oleh ketidak berfungsian sistem aplikasi dan atau tidak termutakhirkannya data base sistem aplikasi.

c)      Prosedur ini terdiri dari dua besaran kegiatan yaitu;

·         Pemeliharaan rutin, terkait dengan pemerliharaan pada data base utama sistem aplikasi

·         Pemeliharaan yang terkiat dengan penanganan ganguan operasional system

3.      DEFINISI

a)      Pemeliharaan sistem dapat berarti melakukan pemeliharaan atas data base sistem aplikasi dan pemeliharaan atas gangguan kinerja sistem aplikasi

b)      Log DB transaction adalah data history transaksi pada mesin data base, dan bukan log transaction pada aplikasi

c)      Backup DB adalah kegiatan menduplikasi data pada database transaksi berdasarkan waktu kegiatan transaksi

d)     Update DB adalah kegiatan pemutakhiran database yang berkaitan dengan pembaruan dan atau penyelarasan kondisi data agar tetap dapat dirujuk oleh sistem aplikasi yan menggunakannya

4.      REFERENSI

a)      SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi UPT TIK di Universitas Pendidikan Ganesha

b)      Buku Pedoman Akademik Universitas Pendidikan Ganesha

c)      Blue Print/Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di Undiksha

5.      KETENTUAN UMUM

a)      Microsoft SQL Server minimal versi 2005, digunakan sebagai flatform dasar pengelolaan basis data dalam sistem informasi Universitas Pendidikan Ganesha

b)      Pemeliharaan database yang terkait dengan update database, didasarkan atas kebutuhan hasil analisis kekinian dan atau perubahan kebijakan (misalnya penambahan data penerimaan mahasiswa baru atau kebijakan mengenai pembatasan masa studi)

c)      Pemeliharaan sistem yang terkait dengan Update DB dilakukan setiap kali terdapat kondisi eksternal (kebijakan dan atau keputusan akademik, seperti perubahan terhadap kode prodi dan penerimaan mahasiswa baru)

d)     Pemeliharran sistem yang terkait dengan Backup DB dilakukan minimal setiap akhir semester berjalan

e)      Pemeliharaan sistem yang terkait dengan Log DB transaction dilakukan minimal setiap akhir semester berjalan atau jika diketahui adanya penurunan terhadap space storage yang diakibatkan karena pertumbuhan log file transacation

f)       Pemeliharaan sistem yang terkait dengan pelaporan gangguan atas availability (ketersediaan pakai) sistem aplikasi yang dapat diselesaikan oleh CS, dilakukan secara mandiri oleh CS, tanpa harus meneruskannya ke Divisi Sistem Informasi

6.      ALUR KERJA

a)      Deskripsi Prosedur Pemeliharaan Sistem (pemeliharaan data base)

·         Login kedalam aplikasi SQL Server Management Studio

·         Tentukan jenis tindakan pemeliharaan data base yang akan dilakukan, seperti misalnya:

ü  Pembersihan DB log transaction

ü  Penduplikasian database transaksi (Backup DB) 

ü  Pemutakhiran data base traksaksi (update DB)

·         Logout dari aplikasi SQL Server Management Studio

b)      Deskripsi Prosedur Pemeliharaan Sistem (penanganan gangguan operasional sistem)

·         Layanan Pelanggan (CS) membuat Form Pengaduan Sistem berdasarkan penerimaan laporan gangguan operasional sistem dari unit

·         Layanan Pelanggan (CS) meneruskan Form Pengaduan Sistem kepada Divisi Sistem informasi

·         Divisi Sistem informasi melakukan kajian atas laporan dan melakukan penyelesaiaan gangguan pada unit terkait atau sistem

7.      PENGECUALIAN

a)      Apabila hasil penelusuran laporan atas gangguan operasional sistem merupakan gangguan dari aspek sistem jaringan, penyelesaian atas gangguan tersebut akan dilakukan oleh Divisi Rekayasa TIK berdasarkan memo dari Divisi Sistem Informasi

b)      Apabila hasil penelusuran laporan atas gangguan operasional sistem merupakan gangguan yang diakibatkan oleh kerusakan dan atau ketidak sesuaian seting komputer pada sisi client/unit, maka proses penyelesaian atas gangguan tersebut dilakukan dengan melakukan aktivitas remote desktop connection pada komputer unit, atau mengunjungi unit terkait gangguan tersebut.

8.      REKAMAN

a)      Form Pengaduan Sistem

b)   Berita Acara Hasil Kerja Pemeliharaan Sistem